Mit Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zum 1.1.2015 verlangt die Finanzverwaltung von Unternehmen für sämtliche buchführungsrelevante Systeme eine so genannte Verfahrensdokumentation. Doch um was es sich hierbei handelt, ist für viele Unternehmer nach wie vor unklar. Dabei können fehlende oder unvollständige Dokumentationen bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Problemen führen.
Im Kern ist eine Verfahrensdokumentation eine Organisations- und Arbeitsanweisung, die beschreibt wie und welche Systeme in einem Betrieb eingesetzt werden, wie mit entstehenden Daten umzugehen ist und in welcher Weise die Daten archiviert werden. Dies betrifft grundsätzlich auch Betriebe ohne jeden IT-Einsatz. Je stärker aber der Einsatz von EDV, desto bedeutsamer wird auch die Verfahrensdokumentation: Durch IT-Nutzung bzw. der Digitalisierung von Geschäftsprozessen kommt es auch zu einer verstärkten Automatisierung von betrieblichen Abläufen, die vom Mensch dann nicht mehr selbst ausgelöst, sondern nur noch kontrolliert werden. Hierzu müssen Mitarbeiter aber wissen, wie die Abläufe aussehen und wie das Zusammenspiel unterschiedlicher Systeme und Daten funktioniert.
Auch der Unternehmer selbst muss Interesse an einer vollständigen und laufend aktuellen Dokumentation haben. Und zwar nicht nur im Hinblick auf das Finanzamt, sondern auch und gerade mit dem Fokus auf funktionierende und sachgerechte innerbetriebliche Abläufe: Die Verfahrensdokumentation entwickelt sich gerade zum Anwenderhandbuch in einer sich zunehmend digitalisierenden Umwelt.
Aufbau und Umfang jeder Dokumentation hängen von den jeweiligen betrieblichen Gegebenheiten ab, sollten aber stets den hohen Anforderungen der GoBD genügen. Viele Betriebe kommen daher schnell zu dem Ergebnis, dass die eigene Erstellung einer Verfahrensdokumentation sehr zeitintensiv ist und das Ergebnis vielfach nicht den gewünschten Grad an Rechtssicherheit erzielt. Unsere Experten beraten Sie gern hierzu.
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