Die Öffentliche Verwaltung in Deutschland wird weiter digitalisiert. Ein wichtiger Baustein in diesem Zusammenhang ist die sogenannte E-Rechnung. Ziel ist es, die gesamte Rechnungstellung an die öffentliche Hand vollständig zu digitalisieren.
Auf Basis der EU-Richtlinie 2014/55/EU hat der Deutsche Bundestag im Dezember 2016 das sogenannte E-Rechnungs-Gesetz (ERechG) beschlossen. Demnach sind ab dem 27. November 2019 die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane sowie alle anderen öffentlichen Auftraggeber des Bundes wie z.B. Arbeitsagenturen, Finanzämter, Krankenversicherungen, Polizei, Bundeswehr, Universitäten, Krankenhäuser und ähnliche Einrichtungen zum Empfang von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Ab November 2020 sind dann zudem alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen ausschließlich elektronisch zu übermitteln. Das bedeutet, dass als PDF-Anhang oder auf Papier übermittelte Rechnungen vom Bund und seinen Institutionen bereits ab November 2020 nicht mehr akzeptiert werden. Rechnungen an die betroffenen Behörden können dann nur noch im elektronischen Format der sogenannten XRechnung übermittelt werden.
Auch die öffentlichen Verwaltungen auf Landes- und kommunaler Ebene sind von der E-Rechnungs-Richtlinie der EU betroffen. Die 16 deutschen Bundesländer erlassen hierfür allerdings nicht nur eigene Landesverordnungen, sie sind auch umsetzungstechnisch nicht verpflichtet, sich an der Bundeslösung zu orientieren. Für Länder und Kommunen gilt die Umsetzungsfrist bis spätestens 18. April 2020. Das heißt, dass Sie ab diesem Zeitpunkt auch auf Landesebene oder kommunaler Ebene hinsichtlich der Rechnungsstellung mit erheblich geänderten Anforderungen rechnen müssen.
Zu wann und in welcher Weise die genaue Umsetzung der Richtlinie in den einzelnen Ländern erfolgt ist heute noch unklar. Unsere Einschätzung: Mittelfristig werden Auftragnehmer ihre Rechnungen an Institutionen der öffentlichen Hand nur noch elektronisch im Format der sogenannten XRechnung stellen können. Diese Entwicklung sollte von keinem betroffenen Betrieb ignoriert werden, da ansonsten mittelfristig öffentliche Aufträge nicht mehr bearbeitet werden können. Die verbleibende Zeit sollte daher genutzt werden um sich vorzubereiten.
Zu empfehlen ist, Programme zur Rechnungsschreibung frühzeitig dahingehend zu überprüfen, ob diese die entsprechenden Anforderungen erfüllen. Unsere Experten beraten Sie gern hierzu.
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